Pratique : le nouveau trésorier de votre association

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Pratique : le nouveau trésorier de votre association

Pour votre nouveau trésorier•ière, c’est la période qui commence avec sa nomination et la passation avec l’ancien trésorier. Elle s’achève une fois qu’il ou elle a pris ses marques et mis en place son mode de fonctionnement. Sa prise de fonction commence inévitablement par un procès-verbal de nomination du nouveau trésorier.

Préambule : Changements auprès de la préfecture

Ce n’est pas au nouveau trésorier de s’occuper de cette tâche mais il peut veiller à ce qu’elle soit bien exécutée pour avoir ensuite toute la légitimité pour démarrer sa mission.

« Sur le plan juridique, tous les changements intervenus dans l’administration de l’association doivent être déclarés à la préfecture ou la sous-préfecture du ressort du siège social de l’association dans un délai de trois mois » (L. du 1er juillet 1901, JO du 2, art. 5)

Il convient donc qu’un membre habilité du bureau (généralement le Président) déclare le changement de trésorier auprès de la Préfecture avec :

Le formulaire CERFA 13971 
La copie du PV de nomination du trésorier

Cette lettre doit être envoyée en recommandé avec avis de réception. Il est sage de garder une copie de ce courrier, ainsi que son accusé de réception jusqu’à ce que le nouveau trésorier soit officiellement nommé.

Quand vous obtiendrez le récépissé de la préfecture, le changement de trésorier devra être consigné dans le registre spécial éventuellement détenu par l’association.

1. La passation avec l’ancien trésorier

La passation est primordiale pour qu’il démarre dans les meilleures conditions. Distinguons 2 phases : la passation officielle et la passation officieuse.

La passation officielle
Lors d’un changement de trésorier, il est important d’effectuer une passation de pouvoir.
Il faut également remettre au nouveau trésorier les documents suivants :

  • ⇢ Le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques,
  • ⇢ L’inventaire des biens dont l’association est propriétaire : matériel et stocks,
  • ⇢ Les bilans des trois exercices précédents,
  • ⇢ Le tableau des emprunts et des contrats de prêt. Plus généralement, il faut que les engagements de l’association (paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts par exemple…) soient identifiés et communiqués au nouveau trésorier. Par exemple : la liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation, les contrats en cours conclus par l’association (bail, téléphone, électricité, etc.).

Il faut également qu’il vérifiie que la comptabilité est à jour au moment du changement ou que les pièces restantes à enregistrer sont clairement identifiables.

Si la situation financière de l’association est délicate au moment de la prise de fonction du nouveau bureau ou si l’on soupçonne des malversations de la part de l’ancienne équipe, il peut être utile de faire procéder à l’établissement des comptes à la date de la passation de pouvoirs, et éventuellement un audit des comptes diligenté par un professionnel extérieur à l’association.

Si l’association utilise un logiciel comptable, l’ancien trésorier doit lui remettre l’accès au logiciel ou le nommer administrateur de ce dernier.

Il est également important qu’il  prenne connaissance des documents juridiques.

Il doit récupérer :

  • ⇢ la copie des statuts de l’association et du règlement intérieur
  • ⇢ la liste des membres du conseil d’administration

La passation officieuse : une opportunité pour améliorer l’organisation

Un changement de trésorier est une bonne occasion de faire un audit de ce qui marchait et de ce qui marchait moins bien.
Listez avec lui les points à améliorer dans la suivi ou le traitement comptable. Il y a sûrement des petites améliorations simples à mettre en place.
C’est également le moment de se poser la question d’outils qui pourraient vous simplifier la vie comme des logiciels de comptabilité ou la mise en place d’un ERP.
Un investissement qui pourrait vous faire gagner du temps, et in fine de l’argent s’il vous permet de produire des tableaux comptables venant étayer des demandes de subventions.

2. La rencontre avec la banque

Logiquement, pour pouvoir exercer son mandat, le Trésorier a besoin de « la signature » sur les comptes en banque. En règle générale, pour fluidifier son fonctionnement, l’association octroie le pouvoir de signature au Président et au Trésorier.

Il partage donc la responsabilité pénale.

Il conviendra alors de prendre rendez-vous avec votre banque pour le présenter comme nouveau signataire. Dans certains cas, il recevra une nouvelle carte bleue, nominative.

Pensez à vous munir des documents habituels (pièce d’identité, justificatif de domicile), ainsi que des procès-verbaux attestant de ses nouvelles attributions !

Il est préférable d’attendre le récépissé de déclaration de préfecture, les banquiers ne prendront pas le risque d’engager leur responsabilité en versant l’argent à une mauvaise personne.

Pensez également à :

  • ⇢ renouveler les codes d’accès aux services de banque en ligne,
  • ⇢ modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés au domicile des anciens dirigeants,
  • ⇢ vérifier que le banquier procède au retrait des pouvoir bancaires du trésorier sortant.

3. Prendre en compte les Règles et Principes Comptables

Le nouveau trésorier doit maintenant apprendre à se familiariser avec les Règles et les Principes Comptables. Tout le long de son mandat, il devra les garder en tête et s’y référer.

Voici quelques connaissances (compétences) indispensables qui l’aideront dans sa tâche :

  • ⇢ Les bases de la comptabilité
  • ⇢ La compréhension du mécanisme d’enregistrement des écritures comptables
  • ⇢ Les documents comptables
  • ⇢ La clôture comptable
  • ⇢ Facultatif mais très recommandé : la comptabilité analytique

4. S’organiser pour démarrer l’opérationnel rapidement

En parallèle de ces missions de transition et d’apprentissage, il devra gérer le quotidien. Certaines tâches sont indispensables comme le remboursement des frais bénévoles ou le paiement des salaires le cas échéant.

D’autres seront pénibles s’il les repousse trop : rapprochement bancaire, enregistrement des écritures, etc.

5. Si possible, constituer une équipe

Essayez de convaincre quelques personnes pour le soutenir (le nombre varie en fonction de l’association) et l’épauler dans sa mission. Plusieurs bénéfices :

  • ⇢ Il gagnera du temps
  • ⇢ Il se sentira moins seul
  • ⇢ Vous additionnerez de la matière grise pour les tâches et décisions complexes.

Sources : assoconnect