Pratique : 6 outils de travail collaboratif pour votre association

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Pratique : 6 outils de travail collaboratif pour votre association

Depuis quelques années, « collaboratif » est l’un des termes en vogue dans un nombre grandissant de structures.
C’est bien connu : seul on va plus vite, ensemble, on va plus loin.
Pour travailler efficacement ensemble, il est indispensable de partager des documents, de parler malgré la distance, travailler de concert sur des documents, planifier des événements et rencontres.
Si tout cela peut évidemment se faire par l’intermédiaire d’une boite mail, cela reste fastidieux et potentiellement source d’erreurs et de temps perdu.
Heureusement, ces dernières années ont vu émerger beaucoup d’outils qui facilitent le travail collaboratif.

Ne vous méprenez pas. La liste qui suit n’est ni exhaustive ni définitive. Nous partageons ici notre humble expérience en la matière et sommes conscient que :
⇢ parmi nos adhérents, certains sont déjà armés et organisés en ce sens
⇢ le choix d’une solution gratuite (ou non) de logiciel peut aussi faire l’objet d’une stratégie éthique présente dans votre association
⇢ l’accompagnement, la formation et la « conduite du changement » sont des chantiers qu’il faut aussi aborder pour mener à bien une mise en place de nouveaux outils numériques.

L’Union, c’est vous. Alors n’hésitez pas à partager votre expérience de travail collaboratif au sein de votre association en nous contactant.

Nous allons aborder ici des thématiques liées au travail collaboratif en général et leurs solutions numériques gratuites en particulier :

⇢ Suite bureautique / Partage de document / Travail en temps réel, de concert, sur ces documents / Cloud
⇢ Communication à distance / Réunion en visioconférence
⇢ Communication à distance / messagerie interne par thématique
⇢ Planification de réunions / d’événements
⇢ Coordination de projets collectifs / Gestion de tâches
⇢ Échanges de fichiers volumineux

⚫️ Suite bureautique / Partage de document / Travail en temps réel, de concert, sur ces documents / Cloud

La suite de logiciels en ligne de Google représente un intérêt particulier. En effet, le système mis à disposition pour travailler en collaboration et à distance est complet et accessible avec une simple adresse email « Gmail » :
• Je souhaite stocker et partager des fichiers : Google Drive
• Je souhaite créer des fichiers type Word (traitement de texte), type Excel (tableur), type Powerpoint (présentation), etc… : Google Drive
• Je souhaite travailler en temps réel et à plusieurs en même temps sur ces documents : Google Drive
• Je souhaite partager un calendrier : Google Calendar
• Un grand nombre d’applications sont disponibles, soyez curieux
• 15Go de stockage par compte gratuit… on peut commencer à travailler.
Il existe de bonnes alternatives libres, telles que framapad ou titanpad.

⚫️ Communication à distance / Réunion en visioconférence

Vous souhaitez réunir votre bureau ou conseil d’administration à distance ?
N’hésitez pas à créer une « Room » ou salle de réunion sur les services disponibles en version gratuite suivants :
• Whereby – Via votre navigateur internet, sans installation, gratuit jusqu’à 4 personnes
• Zoom – Via l’application dédiée, gratuit jusqu’à 100 personnes pour 40mn par réunion.
Il existe de bonnes alternatives libres, telles que Skype, Viber, Whatsapp ou Line…

⚫️ Communication à distance / messagerie interne par thématique

Imaginez n’avoir qu’un seul endroit pour échanger rapidement et de manière ordonnée sur les thématiques liées à votre activité :
• Je souhaite échanger des messages et converser uniquement sur le budget de mon association
• Je souhaite échanger des messages et converser uniquement sur la pédagogie appliquée dans mon association
• Je souhaite échanger des messages et converser uniquement sur la prochaine assemblée générale
• etc…
Leader dans sa catégorie, Slack remplace de manière ingénieuse les nombreux emails d’échange que vous avez entre membres de votre bureau et CA.
Vous veillez à ce que vos conversations restent organisées et centrées sur leur sujet. Une alternative intelligente à l’e-mail.
Il existe de bonnes alternatives libres, telles que Whatsapp ou Stride…

⚫️ Planification de réunions / d’événements

Choisissez la meilleure date de rendez-vous avec Doodle
Doodle en version gratuite est un outil très simple à utiliser pour définir le moment qui convient à tous afin d’honorer un rendez-vous de réunion par exemple.
Il existe une bonne alternative libre, telle que Framadate.

⚫️ Coordination de projets collectifs / Gestion de tâches

Si votre projet inclus des ressources humaines différentes et des tâches à répartir, en utilisant Trello vous pouvez créez des cartes ou tableaux de tâches (to do list) auxquelles vous ajoutez des commentaires, des fichiers, des étiquettes, des dates et des personnes liées à ces tâches.
Il existe une bonne alternative libre, telle que Framaboard.

⚫️ Échanges de fichiers volumineux

On ne vous présente plus le service Wetransfer qui permet gratuitement de partager des fichiers jusqu’à 2 gigas ; photos, vidéos, PDF volumineux et autres fichiers audio de vos concerts et enregistrements…

Conclusion

Il existe une multitude d’applications, de plateformes de travail collaboratif. De nouvelles solutions apparaissent chaque mois. Afin de vous aider à faire des choix parmi l’offre présente, n’hésitez pas à vous poser sur 3 critères principaux :

⇢ Critère n°1 : la communication
L’outil permet-il de communiquer à distance ? De quelle manière ? Par quels moyens partage-t-on l’information ? Peut-on échanger à plusieurs ?

⇢ Critère n°2 : le travail collaboratif
La solution permet-elle de travailler à plusieurs ? La collaboration entre équipes multi-sites est-elle possible ? Comment édite-t-on des documents ? Est-il possible de partager des fichiers ?

⇢ Critère n°3 : la gestion de projet
La plateforme permet-elle d’organiser le travail ? Comment attribuer les rôles de chacun ? Comment suivre l’évolution du projet ? Peut-on anticiper les incidents ?

Vos choix pourraient s’orienter vers des outils faciles à prendre en main (ergonomie), vous offrant une sécurité sans faille et la possibilité de gérer les droits utilisateurs : formez vos bénévoles utilisateurs et accompagnez ces changements en les mettant en oeuvre progressivement.

Pensez aussi à l’outil mis à disposition par votre fédération : Open Talent.⇢